Staré poptávky, životopisy a rezervace: jak dlouho smíte údaje držet?
„Pro jistotu navždy“ není pravidlo uchování. Nastavte lhůty podle účelu, zákonných povinností a skutečné potřeby firmy.
JEDNA LHŮTA PRO VŠECHNO NEFUNGUJE
GDPR vyžaduje, aby údaje umožňující identifikaci člověka nebyly uchovávány déle, než je pro daný účel nezbytné, s vymezenými výjimkami. Pro faktury, nábor, reklamace nebo marketing proto nelze bez dalšího nastavit stejnou dobu.
CO SI SEPSAT
Ke každé evidenci určete účel, právní základ, potřebný rozsah údajů, dobu uchování nebo způsob jejího určení a odpovědnou osobu. Při stanovení lhůt zohledněte konkrétní zákonné povinnosti i odůvodněnou ochranu právních nároků. Samotná věta „údaje uchováváme podle zákona“ nemusí lidem poskytnout dostatečnou informaci.
MAZÁNÍ MUSÍ FUNGOVAT I V PRAXI
Pravidlo v dokumentu nestačí, pokud zůstávají staré exporty v počítačích nebo sdílených složkách. Zahrňte také dodavatele, pravidla obnovy ze záloh a ověření, že se nepotřebné údaje nevracejí do běžného provozu.
NÁŠ PRAKTICKÝ TIP
Začněte jednou agendou: třeba neúspěšnými poptávkami. Zjistěte, kde všude jsou uložené, proč je ještě potřebujete a kdo rozhodne o jejich vymazání. Anonymizaci používejte jen tehdy, pokud skutečně brání identifikaci osoby; pouhé odstranění jména nemusí stačit.
S ČÍM POMŮŽEME
Připravíme pravidla uchování a výmazu pro vaše skutečné agendy. Jejich promítnutí do systémů domluvíme s IT a dodavateli.
Praktický přehled stávajících povinností, zejména článku 5 GDPR. Zdroje ověřeny 13. října 2026.
